Las condiciones adecuadas de operación de los equipos e instalaciones requeridas para el funcionamiento de una empresa, son un fundamento para asegurar la calidad de los productos y servicios y mantener la empresa en los niveles aceptables de competencia.

A fin de obtener un estándar operación, desde el área de Mantenimiento, a cargo de lograr estas condiciones, deben tomarse acciones que combinan varios factores como: mano de obra, información, capital, energía, materiales y herramientas. De este modo, el proceso de toma de decisiones en mantenimiento, involucra el manejo de gran cantidad de información que permite conocer el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos, costear las intervenciones, evaluar riesgos, etc.

Las actuales tendencias de gestión de las empresas hacen foco en la mejora de la eficacia y eficiencia de los procesos, situación que tiene directa repercusión sobre la gestión del mantenimiento, generando una evolución en torno técnicas y estrategias de mantenimiento, centradas no sólo en las intervenciones a los equipos, sino también en una verdadera gestión que aborde, desde una perspectiva gerencial y sistémica, una acertada relación con el trabajo administrativo, técnico y operativo del área de mantenimiento.



En el marco de esta evolución aparece el software de mantenimiento (CMMS por sus siglas en ingles: Computererized Maintenance Managment System), siendo su componente principal los módulos integrados para el manejo de almacenes, compras, facturas, y algunas aplicaciones para el manejo de proyectos, herramientas, presupuestos, catálogos, planos, indicadores de gestión, emisión de reportes y control de autorizaciones. La función principal de dicho software es permitir la planeación y control del mantenimiento, pues debe servir como herramienta para llevar a cabo dichos procesos. El sistema debe trabajar con datos compartidos e interrelacionados, lo que permite que la información fluya entre distintas dependencias en tiempo real. Los datos ingresados y almacenados en la base de datos una sola vez deben estar disponibles para cualquier usuario que tenga acceso al sistema.